Sistemas de información documental

Un sistema de información documental se caracteriza, por modelar sistemas objetos que consisten en depósitos de información que contienen conocimiento registrado, mientras que los demás sistemas de información de las empresas se caracterizan, en cambio, por modelar sistemas objetos que realizan actividades.

Para modelar estas actividades, los sistemas de información convencionales necesitan registrar información, en depósitos temporales, acerca de los diversos estados de la actividad. Ahora bien, cuando estos sistemas objeto finalizan una actividad, la información que sobre ella ha registrado el sistema de información deja de tener importancia.

En cambio, en los sistemas documentales, la información que modelan no tiene un ciclo definido de vigencia, puesto que una obra de Aristóteles, o un artículo de Ramón y Cajal siguen siendo consultados siglos o décadas después de su creación.

Otra diferencia fundamental entre los sistemas de información documentales y los sistemas convencionales es que los primeros son de tipo probabilístico, mientras que los segundos son deterministas.

Finalmente, los sistemas de información convencionales adoptan este nombre por motivos casi anecdóticos, puesto que en realidad son sistemas que registran información solamente para facilitar la actividad de su sistema objeto, pero no porque la información que registran tenga la más mínima importancia en sí misma. En realidad son sistemas de actividades. Los auténticos sistemas de información son los sistemas documentales, que modelan información y no acciones.

Los sistemas documentales casan conocimientos con necesidades

En resumen, los documentales son sistemas de información que se caracterizan por modelar dos clases de objetos complejos:

1. Documentos cognitivos.
2. Necesidades de información.

Las funciones que realizan esa clase de sistemas son las de comparar representaciones del conocimiento contenido en los documentos con representaciones de las necesidades de información expresadas por los usuarios, a fin de seleccionar en cada caso los documentos que más se parecen a las necesidades de información, ya que esos documentos son los que poseerán un mayor grado de probabilidad de satisfacer la necesidad de información.

Todas estas diferencias tan fundamentales entre sistemas de actividades humanas y sistemas documentales, explicarían por qué las herramientas informáticas de análisis, diseño e implantación de sistemas de actividades humanas no pueden aplicarse a los sistemas documentales que, en su lugar, necesitan herramientas propias.

En concreto, en los sistemas de actividades humanas, se necesitan medios de análisis (p. ej. diagramas de flujo de datos o el modelo entidad relación) que puedan modelar actividades complejas pero que, en cambio, utilizan informaciones simples. Esos medios, que resultan muy valiosos en el diseño de sistemas de actividades, apenas tienen aplicación en el diseño de sistemas documentales.

En éstos no se necesitan herramientas especiales para modelar actividades, porque los sistemas documentales realizan actividades simples y, en cambio, modelan informaciones complejas.
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